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Einführung von Berechtigungen in d.velop process studioadmin user
Kategorie d.velop process studio Veröffentlichung Dezember 2023/Januar 2024
Neue globale Rolle: Bearbeiter
Neben der bisherigen globalen Rolle Administrator wird in Zukunft die globale Rolle Bearbeiter eingeführt. Sie verwalten die globale Rolle Bearbeiter, analog zur globalen Rolle Administrator, je Fachlichkeit (Prozesse, Geschäftsregeln, Skripte oder Formulare).
globale Rolle: Administrator globale Rolle: Bearbeiter Prozesse/Geschäftsregeln Der globale Administrator kann Prozesse modellieren, starten, überwachen und konfigurieren, z.B. die Datenbankeinstellungen ändern. Der globale Bearbeiter darf im Rahmen der Modellierung neue Prozesse und Geschäftsregeln erstellen und importieren. Zusätzlich darf der globale Bearbeiter im Rahmen der Prozessüberwachung die Instanzen der Prozesse, für die explizite Berechtigungen erteilt wurden, sehen und steuernd eingreifen. Mehr Informationen finden Sie im Abschnitt Bearbeitungsberechtigung für einzelne Prozesse, Geschäftsregeln, Skripte und Formulare. Skripte Der globale Administrator kann Skripte erstellen, bearbeiten, löschen und testen sowie Datenbankeinstellungen vornehmen. Der globale Bearbeiter kann Skripte erstellen sowie Skripte, für die explizite Berechtigungen erteilt wurden, bearbeiten, löschen und testen. Formulare Der globale Administrator kann Formulare erstellen, bearbeiten und löschen sowie Datenbankeinstellungen vornehmen. Der globale Bearbeiter kann Formulare erstellen sowie Formulare, für die explizite Berechtigungen erteilt wurden, bearbeiten und löschen. Bearbeitungsberechtigung für einzelne Prozesse, Geschäftsregeln, Skripte und Formulare
Wenn Benutzer mit der globalen Rolle Bearbeiter neuen Prozesse, Geschäftsregeln, Skripte und Formulare erstellen, werden sie automatisch als gültige Bearbeiter eingetragen. Sie können zusätzlich für Prozesse, Geschäftsregeln, Skripte und Formulare festlegen, wer dieses Element zusätzlich bearbeiten darf. Benutzer mit der globalen Rolle Administrator können diese Konfiguration für jedes Element vornehmen, da die globale Rolle Administrator generell Zugriff auf alle Prozesse, Geschäftsregeln, Skripte und Formulare hat. Benutzer mit der globalen Rolle Bearbeiter können die Konfiguration nur vornehmen, wenn Ihnen explizite Berechtigungen für das jeweilige Element (Prozess, Geschäftsregel, Skript und Formular) erteilt wurden.
Sie können jede Person oder Gruppe als Bearbeiter für einen expliziten Prozess, eine Geschäftsregel, ein Skript oder ein Formular auswählen.
Bearbeitung Prozesse/Geschäftsregeln Diese Person (oder jedes Mitglied der ausgewählten Gruppe) kann den Prozess (oder die Geschäftsregel) bearbeiten und bereitstellen. Die Überwachung eines Prozesses obliegt jedoch nur Personen mit den globalen Rollen Prozessbearbeiter oder Prozessadministrator. Skripte Diese Person (oder jedes Mitglied der ausgewählten Gruppe) kann das Skript bearbeiten, testen und ausführen. Formulare Diese Person (oder jedes Mitglied der ausgewählten Gruppe) kann das Formular bearbeiten und aufrufen. Benutzer (Ausnahme: globale Rolle Administrator) sehen beim Aufruf der Übersicht der Prozesse, Geschäftsregeln, Skripte oder Formulare nur die Elemente, für die sie explizit berechtigt sind.
Wenn Sie die Bearbeitungsberechtigungen ändern, ist die Änderung ist direkt nach dem Speichern aktiv. Der Prozess (oder die Geschäftsregel) muss nicht noch einmal extra bereitgestellt werden.
Nutzungsrecht für einzelne Prozesse, Geschäftsregeln, Skripte und Formulare
Derzeit können Prozesse, Geschäftsregeln, Skripte und Formulare von jedem angemeldeten Benutzer verwendet werden. Zukünftig können Sie für jeden Prozess, jede Geschäftsregel, jedes Skript und jedes Formular festlegen, wer diese Elemente verwenden darf. Standardmäßig darf jeder angemeldete Benutzer diese Prozesse, Geschäftsregeln, Skripte und Formulare aufrufen. Sie können jedoch das Nutzungsrecht auf einen Personenkreis einschränken. Legen Sie einen Personenkreis (einzelne Personen oder Gruppen) fest. Prozesse, Geschäftsregeln, Skripte und Formulare dürfen dann ausschließlich von diesem Personenkreis verwendet werden.
Nutzung Prozesse/Geschäftsregeln Diese Person (oder jedes Mitglied der ausgewählten Gruppe) kann den Prozess starten. Skripte Diese Person (oder jedes Mitglied der ausgewählten Gruppe) kann das Skript ausführen. Formulare Diese Person (oder jedes Mitglied der ausgewählten Gruppe) kann das Formular aufrufen. Eine Ausnahme ist hier die globale Rolle Administrator, die immer jeglichen Prozess starten, jedes Skript ausführen und jedes Formular aufrufen darf.
Externer Aufruf von Formularen ohne Authentifizierung
Zusätzlich zur Verwaltung der Bearbeitungs- und Nutzungsrechte, können Sie Formulare auch für externe Personen ohne Authentifizierung zur Verfügung stellen. Personen, die nicht Teil der Organisation sind, können somit das explizite Formular aufrufen.
05.12.2023 -
Freigeben von Benutzerkonten für Support und Consulting nun möglichadmin user
Sie können nun d.velop-Mitarbeitenden (später auch Mitarbeitenden von Partnern) Zugang zu Ihrem Mandanten ermöglichen.
Stand bisher
Support
Wenn Sie ein Problem melden, benötigen Supportmitarbeitende meist via Microsoft Teams etc. Zugang zu Ihrem Mandanten, um den Fehler nachzuvollziehen.
Consultants
Damit Consultants Ihren Mandanten sinnvoll konfigurieren können, werden für die Consultants Benutzerkonten erstellt. Mit den Benutzerkonten können sich die Consultants anmelden.
Stand zukünftig
Sie können nun ein Benutzerkonto zeitlich begrenzt für den Support freigeben. Für Consultants können technische Benutzerkonten erstellt, berechtigt und zeitlich beschränkt freigegeben werden. Somit ist sichergestellt, dass nur die d.velop-Mitarbeitenden für den geplanten Zeitraum das Benutzerkonto verwenden können. Eine reguläre Anmeldung mit einem technischen Benutzerkonto ist nicht möglich.
Ein Abmelden eines Benutzerkontos bewirkt ein Abmelden aller Benutzersitzungen. Die Person aus dem Support wird abgemeldet, wenn sich jemand vom freigegebenen Benutzerkonto des Mandanten abmeldet und andersherum. In diesem Fall kann man sich aber einfach erneut anmelden.
Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die Funktionen und einen FAQ-Bereich.
Für Mitarbeitende
Start
Öffnen Sie die Konfiguration und suchen Sie nach "Supportzugang".
Kontozugang
Klicken Sie auf Kontozugang, um zu definieren, wer Zugang zu Ihrem Mandanten erhält. Sie können entweder allen Supportmitarbeitenden Zugang zu Ihrem Mandanten erteilen, oder Sie wählen bestimmte d.velop-Mitarbeitende aus (z.B. Consultants). Außerdem können Sie die Dauer der Freigabe festlegen.
Für administrierende Personen
Start
Öffnen Sie die Konfiguration und suchen Sie nach "Supportzugang".
Kontozugang
Klicken Sie auf Kontozugang, um zu definieren, wer Zugang zu Ihrem System erhält.
Als administrierende Person können Sie zusätzlich für andere Mitarbeitende einen Zugang erteilen. Somit können Sie auch technischen Benutzerkonten Zugang erteilen. Mit technischen Benutzerkonten ist ein reguläres Anmelden per Anmeldedialog nicht möglich. Für d.velop-Mitarbeitende ist das Anmelden nur via Jumphost möglich. Die technischen Benutzerkonten sollen nur für Consultingdienstleistungen verwendet werden, da die technischen Benutzerkonten auch nicht abgerechnet werden. Das Anmelden von d.velop-Mitarbeitenden mit E-Mailadressen von d.velop wird im Mandanten kurzfristig deaktiviert.
Supportmandanten verwalten
Klicken Sie auf Supportmandanten verwalten, um festzulegen, wer Zugang erteilen darf. Sie können weiterhin d.velop-Partner mit einem eigenen Supportmandanten ebenfalls für das Verwenden des Mandanten hinzufügen.
Als administrierende Person können Sie Supportmandanten bestimmen. Dabei ist d-velop voreingestellt. Sie können den Eintrag nicht entfernen. In Zukunft können Sie auch Mandaten der betreuenden d.velop-Partner auswählen.
Überblick der Zugänge
Jeder externe Zugriff auf den Mandanten wird protokolliert. Als administrierende Person können Sie unter Überblick der Zugänge die protokollierten Daten anzeigen.
Weitere Informationen zum Thema
- E-Learning: Einrichten des Supportzugangs
- KB-Artikel: Wie verwende ich eine Freigabe?
- KB-Artikel: Wie erteile ich Supportmitarbeitern Zugriff auf meinen Cloudmandanten?
FAQ
Wie lange kann ich Zugang zu einem Mandanten erteilen?
Für Supportmitarbeitende können Sie einen Mandanten für bis zu sieben Tagen freigeben. Wenn Sie Zugang für spezifische Personen (Consultants) erteilen, ist der Zugang auf bis zu zwölf Monate beschränkt.
Wann wird eine Freigabe ungültig?
Solange die Freigabe im Mandaten aktiv ist und das Enddatum nicht erreicht ist, können sich die entsprechenden Personen mit dem erteilten Zugang anmelden. Wenn Sie die Freigabe in Ihrem Mandanten löschen, haben die Personen noch solange Zugang zum Mandanten, bis Sie die Personen abmelden oder sich die Personen selber abmelden.
Warum wird meine Sitzung manchmal plötzlich ungültig, sodass ich mich erneut anmelden muss?
Wenn Sie Zugang zu einem Mandanten erhalten, verwenden Sie das technische Benutzerkonto mit einer anderen Person gleichzeitig. Wenn sich jemand vom Benutzerkonto abmeldet, werden alle Instanzen abgemeldet. Somit wird Ihre Sitzung ungültig, wenn sich die andere Person vom selben Benutzerkonto abmeldet und umgekehrt. Sie können sich aber einfach direkt wieder per Jumphost am Mandanten anmelden.
Können auch Mitarbeitende von Partnern auf Kundensysteme zugreifen?
Partner können bei der d.velop beantragen, ebenfalls einen Jumphost zu erhalten. Der Jumphost wird anschließend in die Vorschlagsliste aufgenommen und kann vom von Ihnen aktiviert werden (siehe Supportmandanten verwalten).
Was wird von den Zugängen zum Mandanten protokolliert?
Ausschließlich die externen Zugriffe auf den Mandanten werden protokolliert. Die Aktionen, die stellvertretend durch jemanden aus dem Support bzw. Consultants durchgeführt werden, können Sie mithilfe der standardmäßigen Protokollmechanismen nachvollziehen (Cloudwatch etc.).
Ist sichergestellt, dass nur kundenseitig Zugang erteilt werden kann?
Ja. Wenn sich jemand via Jumphost am Mandanten anmeldet, kann die Person keine eigenen Freigaben generieren.
30.11.2023 -
Individuell konfigurierbares Import-Widgetuser
Kategorie Eingehende Post Veröffentlichung Diese Software-Aktualisierung enthält folgende Änderungen:
- Erweiterte Funktionen
- Stabilitätsverbesserungen und Bugfixes
Individuelles Konfigurieren von Import-Widgets
Innerhalb der Einstellungen der Import-Widgets können Sie nun bis zu vier Importprofile angeben. Unter Stapelansicht überspringen legen Sie fest, ob Sie die Stapelansicht überspringen und direkt zum Indexieren navigieren möchten.
Zusätzlich können Sie den Titel des Widgets ändern.
Stabilitätsverbesserungen und Bugfixes
Das Release enthält einige Stabilitätsverbesserungen und Fehlerbereinigungen.
Alle Angaben ohne Gewähr. Angegebene Funktionen oder Zeitpunkte können sich ändern. Wir behalten uns vor, bestimmte Funktionen nicht zu veröffentlichen, sofern diese nicht unseren Qualitätsstandards entsprechen.
17.11.2023 -
Update: Neue PDF-Anzeige in d.velop documents nun Standardadmin user
Neue Features in der PDF-Anzeige
Die neue PDF-Anzeige wird nun standardmäßig in d.velop documents in der Cloud ausgeliefert. Neben zahlreichen Verbesserungen in der Performance und im Design wurden alle Features der alten PDF-Anzeige übernommen. Zusätzlich profitieren Sie von neuen Funktionen:
- Zeichnen von Pfeilen
- Automatisiertes Speichern
- Markieren und Löschen von mehreren Elementen
So sieht die neue PDF-Anzeige aus:
Hinweis: Der Screenshot wurde auf die Ansicht der PDF-Anzeige reduziert.
Wann ist die neue PDF-Anzeige verfügbar?
Die neue PDF-Anzeige ist ab jetzt im Standard von d.velop documents in der Cloud enthalten.
27.10.2023 -
Suchen in der Stapelliste und einzeilige Stapellistenuser
Kategorie Eingehende Post Veröffentlichung Einzeilige Stapelansicht
Sie können die Stapelübersicht im Erfassungsdialog nun auf eine einzeilige, kompaktere Ansicht verkleinern. Ab einer gewissen Breite der Stapelliste wird die Ansicht automatisch umgebrochen.
Suchen in der Stapelliste
Sie können nun nach Stapeln in der Stapelliste suchen. Bei der Suche handelt es sich um eine reine Volltextsuche, die sich sowohl auf den Stapeltitel als auch den Untertitel bezieht.
Stabilitätsverbesserungen und Bugfixes
Das Release enthält einige Stabilitätsverbesserungen und Fehlerbereinigungen.
Alle Angaben ohne Gewähr. Angegebene Funktionen oder Zeitpunkte können sich ändern. Wir behalten uns vor, bestimmte Funktionen nicht zu veröffentlichen, sofern diese nicht unseren Qualitätsstandards entsprechen.
25.10.2023 -
Verwenden von Aktionen in der Prozessmodellierunguser admin
Kategorie Aufgaben und Prozesse Veröffentlichung Oktober 2023
Neue Funktionen demnächst verfügbar
Verwenden von Aktionen in der Prozessmodellierung
Sie profitieren bereits seit einiger Zeit von dem Feature Verwenden von Skripten als Aktionen. Künftig können Sie diese Aktionen auch in der Prozessmodellierung verwenden.
Warum sollte ich Aktionen verwenden?
Aktionen stellen eine standardisierte Schnittstellenbeschreibung einer Funktion oder Fachlichkeit dar. Die Aktion wird zentral von einer Anwendung bereitgestellt, sodass die Aktion von allen Anwendungen verwendet werden kann, sofern sie Aktionen unterstützen.
In Zukunft werden durch die Apps der d.velop-Plattform diverse Aktionen bereitgestellt werden, die es Ihnen als Prozessersteller ermöglichen, einfach z.B. Fremdsysteme anzubinden.
Wie kann ich Aktionen im Prozess verwenden?
Es wurde ein neues Element für die Modellierung hinzugefügt, um Aktionen in der Prozessmodellierung verwenden zu können.
In der Palette steht Ihnen bei der Prozessmodellierung bald ein neues Element für die Ausführung einer Aktion zur Verfügung.
Dieses Element können Sie dem Prozess einfach hinzufügen.
Wählen Sie den Schritt im Model aus, um einen Aktionsschritt zu konfigurieren.
Wählen Sie zuerst eine Aktion aus. Es stehen Ihnen alle Aktionen bereit, die innerhalb der Umgebung (z.B. durch Skripte) bereitgestellt wurden.
Nach der Auswahl einer Aktion werden die Pflichteingangsparameter automatisch im Bereich Eingangsparameter hinzugefügt. Sie können die Parameter mit Prozessvariablen oder statischen Werten verbinden.
Fügen Sie optionale Eingangsparameter über Parameter hinzufügen manuell hinzu (wie bisher auch bei Services).
Wenn die Aktion Ausgangsparameter zurückliefert, können Sie im Bereich Ausgangsparameter auf diese Parameter zugreifen und die Werte jeweils einer Prozessvariable zuweisen.
Alle Angaben ohne Gewähr. Angegebene Funktionen oder Zeitpunkte können sich ändern. Wir behalten uns vor bestimmte Funktionen nicht zu veröffentlichen, sofern diese nicht unseren Qualitätsstandards entsprechen.
16.10.2023 -
Erweiterung der Feature Preview zum neuen Bedienkonzeptuser admin
Kategorie Aufgaben und Prozesse Veröffentlichung Neue Funktionen demnächst verfügbar
Erweiterung der Dokumentanzeige bei Aufgaben mit Anhängen aus d.velop documents
Zukünftig können Sie bei einem Aufgabenanhang aus d.velop documents (Dokumente oder Akten) mehr mit dem Anhang arbeiten, ohne die Aufgabe aus dem Fokus zu verlieren. Damit Sie die Funktion verwenden können, muss die Feature Preview für das neue Bedienkonzept in der Aufgabenverwaltung aktiviert sein.
Bei Aufgabenanhängen aus d.velop documents werden auf der rechten Seite die Kontextaktionen zum zugehörigen Element angezeigt.
Wenn Sie eine Kontextaktion auswählen oder z.B. zu den Eigenschaften des Dokuments wechseln, navigieren Sie nun innerhalb der Vorschau. Die eigentliche Aufgabe bleibt somit weiterhin im Fokus.
Sie können aber weiterhin auch mit dem Pfeil (
Wenn es sich beim Anhang der Aufgabe um eine Akte aus d.velop documents handelt, wird der Akteninhalt angezeigt. Sie können mit dem Akteninhalt arbeiten, ohne die Aufgabe zu verlassen.
Neben der Navigation innerhalb der Akte können Sie auch per Drag & Drop direkt neue Elemente in der Akte speichern.
Sie können auch mit der Seitenleiste arbeiten. Bei Akten in d.velop documents finden Sie in der Seitenleiste z.B. die Aktenstruktur.
So können Sie einfach durch die Aktenstruktur navigieren, bis Sie die notwendigen Informationen erhalten haben, um die Aufgabe abzuschließen.
Alle Angaben ohne Gewähr. Angegebene Funktionen oder Zeitpunkte können sich ändern. Wir behalten uns vor bestimmte Funktionen nicht zu veröffentlichen, sofern diese nicht unseren Qualitätsstandards entsprechen.
16.10.2023 -
Filtern der Stapelliste und Anzeige des Fortschritts beim Importieren von Dokumentenuser
Kategorie Eingehende Post Veröffentlichung Filtern und Gruppieren der Stapelliste
In der Stapelliste können Sie nun nach bestimmten Kriterien filtern und gruppieren. Wenn Stapel aufgrund der festgelegten Filter ausgeblendet werden, wird Ihnen dies unterhalb der Liste angezeigt. Standardmäßig erfolgt die Gruppierung nach Importprofil.
Fortschrittsanzeige beim Importieren von Dokumenten
Der aktuelle Fortschritt des Importvorgangs wird nun in einem eigenen Dialog unten rechts angezeigt.
Stabilitätsverbesserungen und Bugfixes
Das Release enthält einige Stabilitätsverbesserungen und Fehlerbereinigungen.
Alle Angaben ohne Gewähr. Angegebene Funktionen oder Zeitpunkte können sich ändern. Wir behalten uns vor, bestimmte Funktionen nicht zu veröffentlichen, sofern diese nicht unseren Qualitätsstandards entsprechen.
16.10.2023 -
Inbound-App: Negativ-/Positivliste und eingebettete Anhängeadmin
Kategorie Eingehende Post Veröffentlichung Negativ- und Positivliste
Innerhalb des Importprofils können Sie unter Zugelassene Dateitypen und Dateinamen nun nach zugelassenen bzw. verbotenen Dateitypen und Dateinamen filtern. Den Dateityp und den Dateinamen definieren Sie mittels regulärer Ausdrücke. Standardmäßig konfiguriert sind sämtliche Dateitypen, die von der Inbound-App bisher abgelehnt werden.
Eingebettete Anhänge berücksichtigen
Im Importprofil können Sie unter E-Mails nun festlegen, ob eingebettete Anhänge ebenfalls importiert werden sollen. Auf diese Weise werden z.B. Bilddateien, die innerhalb des E-Mail-Textkörpers vorhanden sind, zusätzlich abgelegt.
Stabilitätsverbesserungen und Bugfixes
Das Release enthält einige Stabilitätsverbesserungen und Fehlerbereinigungen.
Alle Angaben ohne Gewähr. Angegebene Funktionen oder Zeitpunkte können sich ändern. Wir behalten uns vor, bestimmte Funktionen nicht zu veröffentlichen, sofern diese nicht unseren Qualitätsstandards entsprechen.
09.10.2023 -
Neues E-Learning für den Umstieg von d.3 smart explorer zum Webclient (d.3one) – d.velop documentsuser admin
Kategorie d.3 smart explorer/d.velop documents Veröffentlichung Oktober 2023
Neues E-Learning verfügbar
d.velop stellt Ihnen ein neues E-Learning zur Verfügung, um Ihren Umstieg vom Desktopclient (d.3 smart explorer) auf den Webclient von d.velop documents noch einfacher zu gestalten.
Der Desktopclient (d.3 smart explorer) wird bekanntlich zu den Versionen Annual 2025 (2025.Q2) bzw. Current 2025.Q1 (01. März 2025) abgekündigt. Alle weiteren Entwicklungen und Innovation finden danach ausschließlich im Webclient von d.velop documents statt. Weitere Informationen finden Sie hier: EOL-Ankündigung d.3 smart explorer
Wir möchten Sie als Kunden, Partner und Anwendende beim Umstieg mit diesem E-Learning unterstützen. Lernen Sie die wichtigsten Funktionen spielerisch und über praxisnahe Szenarien kennen.
Hier geht's zum kostenlosen E-Learning 👉 Den Umstieg auf den Webclient meistern
Das erwartet Sie in dem E-Learning:
- Ein Introvideo unseres Produktmanager Marcel Heddier.
- Vorteile und Funktionen des Webclients.
- Praktische Szenarien zum Arbeiten mit Dokumenten für z.B. die Suche, den Import oder Aufgaben.
- Ein Webinar zum Umstieg auf den Webclient.
*Alle Angaben ohne Gewähr. Angegebene Funktionen oder Zeitpunkte können sich ändern. Wir behalten uns vor bestimmte Funktionen nicht zu veröffentlichen, sofern diese nicht unseren Qualitätsstandards entsprechen.
06.10.2023