Release Notes zur Schnittstelle d.velop sign for documents

🆕 Bereitstellung der Dokumente über TaskApp

Wenn ein Unterzeichner keine Rechte auf das geplante Dokument besitzt, aber einen Login besitzt, wird das Dokument über die Aufgaben (TaskApp) und der Unterschriftenmappe zur Verfügung gestellt.
Bestehende Einstellungen von d.velop sign, die der Unterzeichner hinterlegt hat, werden somit berücksichtigt.
Voraussetzung: d.velop documents (cloud) oder Hybrid mit. „all in one Current 2022 Q1 Preview 01“

👌Verbesserungen

Besitzt ein Unterzeichner keinen d.velop documents Login auf ein im Unterschriftenumlauf bestehendes Dokument wird dies nun erkannt und das Dokument über den „API-Key System-Benutzer“ zur Verfügung gestellt.

#Happysigning

Release Notes zur Schnittstelle d.velop sign for documents

🆕Jetzt können auch externe Nutzer:innen Dokumente unterschreiben!

Auch Personen, die weder Zugriff auf d.velop documents haben, noch als Nutzer:in angelegt sind, können nun in den Unterschriftenumlauf eingeplant werden.
Im Unterschriftenumlauf muss dafür die E-Mail-Adresse der externen Nutzer:innen in das Namensfeld eingeben und mit dem Plus-Button bestätigt werden.

👀 Dokumente direkt selbst unterschreiben 

Dokumente können jetzt direkt unterzeichnet werden, ohne einen Unterschriftenumlauf planen zu müssen. Die jeweilige benutzende Person muss dazu in einer der Gruppen der „Direkt-Unterzeichner“ enthalten sein und Zugriff auf d.velop sign haben. 

✅Steuerung von Nutzungsrechten über die Gruppeneinstellungen

Ab sofort können sowohl Rechte zum direkten Signieren als auch die Funktion “Signaturumlauf planen” an Nutzer:innen über die Gruppeneinstellungen vergeben werden. Die Personen müssen dafür lediglich in den Gruppeneinstellungen der jeweiligen Gruppe hinzugefügt werden.

• Umlaufplaner: Alle Mitglieder dieser Gruppe dürfen Unterschriftenumläufe planen.
• Direkt-Unterzeichner: Alle Mitglieder dieser Gruppe, die auch Zugriff auf d.velop sign haben, dürfen Dokumente direkt unterzeichnen. Sie müssen sich nicht selbst zum Signaturumlauf hinzufügen, sondern können das Dokument direkt unterzeichnen. 

👌Verbesserungen

Optimierte Unterschriftenmappe

Offene Aufgaben tauchen nun als erstes auf und sind nach Fälligkeit sortiert. Abgeschlossene Aufgaben tauchen in einer separaten Tabelle auf und sind nach Abschlussdatum sortiert.

Signaturumlauf nachträglich anpassen

Personen können nachträglich aus bereits gestarteten Umläufen entfernt werden, insofern sie noch nicht unterzeichnet haben.
Wurde der Umlauf abgelehnt, kann der gesamte Umlauf storniert werden.

#Happysigning

Release Notes zur Schnittstelle d.velop sign for documents

🆕Der Unterschriftenumlauf kann jetzt geplant werden!

Für Dokumente kann nun direkt ein Unterschriftenumlauf mit beliebig vielen Teilnehmer:innen geplant werden. Die Oberfläche wird über die Kontext-Aktion an der Dokument-Detail-Ansicht aufgerufen.

Für den Umlauf kann die verantwortliche Person (standardmäßig mit dem angemeldetem Benutzer vor belegt), die Fälligkeit und die Unterzeichner:innen bestimmt werden. Zusätzlich kann für jede unterzeichnenden Person einzeln das Signaturlevel bestimmt werden. Nachdem der Umlauf erstellt wurde, wird er der verantwortlichen Person und allen Teilnehmer:innen in der Unterschriftenmappe angezeigt. Außerdem bekommt jede teilnehmende Person eine Aufgabe über die TaskApp eingestellt, mit der Aufforderung zur Unterzeichnung des Dokuments.

👀Neue Unterschriftenmappe & Unterschriftenumlauf-Ansicht

• In der Unterschriftenmappe werden Ihnen alle Unterschriftenumläufe angezeigt, in denen Sie selber zum Unterzeichen eines Dokuments aufgefordert werden oder in welchen Sie als Verantwortliche:r des Unterschriftenumlaufs eingetragen wurden.
  
• In der Unterschriftenumlauf-Ansicht kann der aktuelle Status des Umlaufs eingesehen werden und von hier aus auch das Dokument direkt unterzeichnet werden.
  

👌Nun erfolgt auch die Ablage & Konfiguration in d.velop documents automatisch!

Nach dem erfolgreichen Unterzeichnen des Dokuments wird dieses automatisch im Repository als neue Version abgelegt.

Damit d.velop sign for documents mit den Anwendungen von d.velop documents interagieren kann, müssen einige Einstellungen und Verknüpfungen gesetzt werden. Dies geschieht nun vollautomatisch, sollte dennoch einmal in der Konfiguration auf Richtigkeit überprüft werden.

#Happysigning